Saiba como evitar a estagnação operacional do Outsourcing

Quando falamos de processos, é bom pensar que quanto mais dinâmico, ágil e atualizado for o seu time, melhores serão os resultados. E quando falamos de uma equipe de TI, muitas vezes as empresas optam por terceirizar profissionais qualificados, para terem um grupo que consiga lidar melhor com as demandas de trabalho. 

Porém, às vezes a gestão desses grupos pode se desestabilizar diante de alguns problemas, acabando por paralisar os projetos, ao tentar ajustar as pontas soltas que vão ficando pelo caminho. Independente de ser fácil ou mais complexo, é necessário elaborar estratégias para se precaver diante da estagnação operacional do outsourcing, incluindo também como  lidar com essas adversidades.

Com o passar do tempo, apenas tentar resolver o problema que já aconteceu pode causar frustrações, interferindo nas parcerias de negócios, no desenvolvimento, estrutura e entrega dos projetos.

Por este motivo, é muito importante que as empresas de tecnologia estejam atentas na maneira como lidar com esses desafios e elaborar soluções efetivas. Pois a estagnação de uma equipe não afeta apenas o cliente final, mas também toda a sua produtividade.

Acompanhe no texto abaixo, algumas dicas que podem ser essenciais para o futuro do seu negócio. Confira!

Organizando os processos

Crie um modelo de governança

A criação de um modelo de governança auxilia na melhor definição dos processos, quais as diretrizes de cada um deles e as responsabilidades que o time de TI assume com cada empresa. Dessa forma, é possível não só controlar melhor os processos internos, mas também garantir a produtividade deles. 

No entanto, criar um modelo de governança exige organização e comprometimento, não é possível tirá-lo do papel de imediato. Mas, com o comprometimento de todo o time, essa se torna uma tarefa simples de ser executada.

Para garantir que o plano saia do papel, é importante definir metas de curto, médio e longo prazo. E claro, tudo isso precisa ser acompanhado continuamente, principalmente durante a implantação. Assim, caso seja preciso, é possível realizar adaptações de imediato para garantir que ele rode da forma adequada.

E mesmo depois que o modelo de governança estiver concluído, é necessário continuar a mensurar seu desempenho e o do time como um todo. Afinal, as falhas podem surgir mesmo após toda a estruturação do processo e caso isso ocorra, será possível identificar o problema e solucioná-lo rapidamente!

Manter o foco no cliente

É indispensável que seu time busque conhecer ao máximo os clientes que atendem e as suas necessidades. 

Avaliar sempre:

• Quais problemas são mais recorrentes? 
• É possível identificar o que tem causado essas questões? 

Buscar por essas respostas irá garantir que seu time de TI não cumpra apenas com o contrato, mas vá além disso! 

Com esse conhecimento, será possível diagnosticar melhor cada situação e a melhor forma de resolver. Isso garantirá mais agilidade e produtividade.

Utilize metodologias ágeis

Além de tornar todos os processos do trabalho mais fluídos e ágeis, essas metodologias também tornam o dia a dia mais dinâmico. 

Outro ponto positivo é que esse tipo de ação ajuda a estruturar melhor projetos grandes e que requerem maior organização.

São várias as metodologias que podem ser aplicadas, cabe ao gestor entender qual faz mais sentido para o time e seu modo de trabalhar. 

Algumas das favoritas dos times de outsourcing são:

• Kanban

O Kanban é um sistema que permite a visualização de todo o projeto e do andamento de cada atividade. É uma ótima forma de tornar todo o trabalho mais visual e consequentemente, mais ágil.

• Lean

A metodologia lean tem como objetivo diminuir a complexidade dos processos e otimizar o tempo dos colaboradores. Faz isso com base nos valores e no objetivo de seu cliente. Dessa forma, é possível realizar mais entregas em um período menor.

• Scrum

Essa é uma das mais conhecidas e se baseia no modelo cascata, em que as atividades são separadas por etapas consecutivas. Só se pode avançar para a seguinte, depois que a última for concluída. Entretanto, o time pode se dividir de acordo com suas especialidades e cada um deles trabalha concomitantemente.

• Smart

Essa metodologia se baseia na criação de metas para todo o processo, até que o objetivo seja alcançado. Entretanto, essas metas devem seguir cinco princípios, são eles: ser algo específico; possível de ser mensurado, atingível, relevante e devem respeitar o tempo proposto. Ou seja, o calendário de ações precisa ser cumprido!

É importante salientar que essas não são todas as metodologias ágeis que existem, são apenas as mais conhecidas e populares para os times de outsourcing. Se nenhuma dessas pareceu atender suas expectativas, temos certeza de que com alguma pesquisa você encontrará a metodologia ideal.

Análise de performance

Para entender como anda a prestação de serviço e se o time está atendendo às expectativas, é necessário acompanhar a performance e as métricas de desempenho.

Como cada cliente possui uma necessidade específica, essa análise deve ser feita caso a caso. Assim, será possível identificar como anda o desempenho do time e se é preciso realizar alguma melhoria.

De olho nas tendências e novidades do mercado

Se existe uma área que está em constante mudança e adaptação, é a de Tecnologia. Por isso, é imprescindível que o parceiro de terceirização esteja por dentro das novidades do mercado. Principalmente, para oferecê-las para os clientes.

Esse, com certeza, será um diferencial para a empresa. Além do mais, isso mostra que você e o seu time estão à frente do mercado. O que irá colaborar para a maior fidelidade de seus clientes e com certeza, facilitará a conquista de novos.

Afinal, é isso que qualquer cliente espera de um parceiro, que ele lhe apresente melhorias sempre que possível. Pois não tem nada mais ultrapassado do que uma empresa que presta serviço de TI, mas se nega a inovar.

Treinamentos e cursos

Essa é uma forma de evitar a estagnação e de manter o time de outsourcing sempre por dentro das novidades do mercado. Por isso, os treinamentos e cursos são indispensáveis.

Questões como segurança devem sempre ser abordadas, afinal, essa é uma das maiores preocupações de qualquer empresa hoje em dia. É importante que seu time esteja preparado para reconhecer qualquer ambiente ou situação suspeita. Isso pode salvar o negócio de seu cliente.

Atenção ao pós-venda

Muitas empresas deixam de priorizar o cliente depois que ele se converte em recorrente. Este tipo de situação pode ser um grande problema e deve ser evitada a qualquer custo. Por isso, mesmo após a assinatura do contrato, é imprescindível seguir com o melhor atendimento possível.

O time de outsourcing de TI precisa estar sempre em contato com quem os contratou. Assim, é possível colher feedbacks, realizar o alinhamento sobre todas as atividades ou tirar qualquer dúvida a respeito de alguma em específico. É crucial manter esse canal e esse relacionamento com o cliente.

Risco da estagnação operacional do outsourcing

Como mencionamos lá no começo, a estagnação não é prejudicial apenas para o cliente, mas também para o time que presta o serviço. Geralmente, quem trabalha com TI, prefere um ambiente dinâmico e ágil. Ou seja, isso também pode interferir na satisfação do time. Por este motivo, é importante colocar todos os pontos que citamos acima em prática, para garantir também a satisfação de seus colaboradores.

O que fazer em casos de estagnação operacional do outsourcing?

Se você percebeu que está vivenciando esse problema, é muito importante buscar compreender de que forma isso pode estar afetando seus processos de trabalho. 

Colha feedbacks, faça uma varredura das etapas para ver onde pode estar o problema e comece a pensar em estratégias que o solucionem.

No entanto, talvez seja preciso reorganizar alguns pontos e não há o que temer nisso. Se a equipe não sente que suas demandas estão sendo atendidas adequadamente, o melhor a se fazer é repensar em melhores métodos de execução. Assim, será possível identificar qual é a real necessidade e como seu time pode atendê-lo.

O que você viu até aqui?

A estagnação operacional do outsourcing é algo relativamente comum e acontece com várias empresas, refletindo na maneira como o time trabalha com diversos profissionais e irá executar os processos acordados. 

Entretanto, se o desenvolvimento do projeto afeta os prazos de entrega e o cliente final, consequentemente a própria empresa também será impactada negativamente. Porém, é possível praticar algumas ações para remediar esse problema!

O principal é manter o foco no processo e como as tarefas estão sendo realizadas e entregues ao cliente, isso irá ajudar a entender melhor de onde vem o problema, assim como, a causa raiz de todas elas. Pois então, o trabalho do outsourcing será muito mais efetivo. 

Para ajudar nessa tarefa, o time pode definir um modelo de governança que irá auxiliar na organização de todos os processos e diretrizes.

É possível colocar tudo isso em prática o quanto antes, utilizando diversas metodologias ágeis que vão facilitar o dia a dia dos profissionais e agilizar a entrega ao cliente final, o que será recebido de bom grado.

Além disso, é crucial que o gestor acompanhe o desempenho da performance do time. Isso irá ajudar a entender se as demandas estão sendo atendidas de forma satisfatória, a encontrar possíveis gargalos e problemas que precisam ser solucionados.

Para isso, outro fator crucial é ter um time preparado e atualizado sobre o mercado e suas tendências. A empresa que presta esse tipo de serviço é uma das principais responsáveis por apresentar essas inovações para seus clientes, a fim de melhorar ainda mais seus processos.

Essas são ações que podem ser colocadas em prática a partir de hoje na sua empresa. Isso irá te ajudar a garantir a satisfação de seus clientes internos e externos! Afinal, como vimos, a estagnação afeta também os colaboradores terceirizados.

Mesmo assim, vale a pena investir em outsourcing?

Essa é uma ótima forma de contar com um time de especialistas, sem necessariamente ter que contratá-los diretamente. Além disso, garante a redução de custos e melhoria dos resultados.

A terceirização já era uma tendência e após sua regulamentação, ela se fortaleceu ainda mais! Não há o que temer quanto ao outsourcing ou qualquer outro tipo de serviço terceirizado. Para evitar problemas após a assinatura do contrato é importante que você pesquise bem para encontrar o parceiro de negócios ideal, aquele que melhor atende suas necessidades.

Para isso, faça uma pesquisa a fundo e busque opiniões de clientes. Com isso, você com certeza não terá problemas com esse serviço.

E se você precisa de apoio com a TI da sua empresa, nós da OTG estamos à disposição para te ajudar. 

Esperamos que o conteúdo compartilhado te ajude a evitar problemas relacionados a estagnação operacional de outsourcing.

Quer continuar a ler mais sobre o assunto? Então confira também: Saiba quais as vantagens da terceirização de TI para as empresas